Kursorganisation Sport Anbieter für Kursverwaltung verglichen

Das Wichtigste auf einen Blick

Wer Kursverwaltung anbietet

Magicline ist die Cloudsoftware der Sport Alliance GmbH aus Hamburg. Der Hersteller vertreibt sie an Einzelstudios und an Ketten mit mehreren Standorten. Zum Haus gehören außerdem Zutrittssysteme und ein Zahlungsdienst. Vertragspartner für Lizenz, Rechnung und Support ist deshalb immer die Sport Alliance.

Easyfit ist ein eigenständiges System für Studios und Kursanbieter. Kursplanung, Online-Buchung und Beitragsabrechnung laufen über eine Weboberfläche, Teilnehmende buchen über eine eigene App.

Eversports Manager kommt von der Eversports GmbH aus Wien und wird vor allem in Yoga-, Tanz- und Pilatesstudios eingesetzt. Das System ist auf Kursbetrieb mit vielen Einzelterminen, Workshops und Probestunden ausgelegt.

FitogramPro stammt von der Fitogram GmbH aus Köln und richtet sich an Studios mit Kursplänen, Mitgliedschaften und Einzelstunden. Buchung und Bezahlung laufen auch hier über eine App für Teilnehmende.

Vereine mit mehreren Abteilungen greifen zu Systemen wie easyVerein, die Mitgliedsanträge, Beiträge und Kursanmeldungen in einer Oberfläche bündeln. Kommunale Sportämter und Volkshochschulen arbeiten meist mit eigenen Fachverfahren.

Funktionen im Vergleich

Die Funktionslisten der vier Systeme lesen sich ähnlich. Unterschiede zeigen sich bei Zielgruppe, Buchungslogik und Schnittstellen.

Für die Kursorganisation zählen außerdem Auslastungsanzeigen, Wartelistenregeln, Vertretungspläne für Trainer und Guthaben für ausgefallene Termine. Prüfen Sie, ob die Software Kursausfälle kommuniziert und Rückzahlungen verbucht.

Wer Kurse einzeln verkauft, braucht zusätzlich Regeln für Nachholtermine, Stornofristen und Probetraining. Solche Sonderfälle entscheiden im Alltag stärker als die Länge einer Funktionsliste.

Rechenbeispiel: Lizenzkosten pro Jahr

Diese Beispielrechnung arbeitet mit angenommenen Werten, nicht mit Anbieterangaben. Gerechnet wird für ein Studio mit 600 aktiven Mitgliedern und einem Standort.

Zum Vergleich: Bei 1,20 Euro pro Mitglied und Monat sinken die Lizenzkosten auf 8.640 Euro netto im Jahr.

Preismodelle, Support und Vertragslaufzeit

Veröffentlichte Listenpreise sind die Ausnahme. Angebote richten sich nach Mitgliederzahl, Standortzahl und gebuchten Modulen, dazu kommen Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Üblich ist eine Abrechnung pro aktivem Mitglied und Monat mit einer Mindestlaufzeit von zwölf oder 24 Monaten.

Für die Kostenentwicklung über mehrere Jahre hilft der Verbraucherpreisindex des Statistischen Bundesamtes. Steigende Personal- und Gerätekosten verschieben die Grenze, ab der sich eine Lizenz rechnet.

Beim Support zählen vier Punkte: Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulung der Kursleitung, zugesagte Reaktionszeit und Kündigungsfrist. Lassen Sie sich diese Punkte schriftlich zusagen, ebenso Regelungen für Standortschließungen oder einen Anbieterwechsel.

Abrechnung, Aufzeichnungen und Prüfpflichten

Kursgebühren, Mitgliedsbeiträge und Stornobeträge sind steuerlich relevante Vorgänge. Eine Software sollte jede Buchung mit Datum, Betrag und Zuordnung speichern und exportierbar halten, wie es die Aufzeichnungspflichten nach § 145 AO verlangen.

Ermäßigungen, Zehnerkarten und Nachholtermine erzeugen viele Teilbuchungen. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung nach § 146 AO betreffen deshalb auch Kurs- und Mitgliedsbeiträge.

Im Trainingsbetrieb kommen Pflichten für Trainingsgeräte hinzu. Prüfungen, Fristen und Ergebnisse gehören in ein Prüfbuch, wie es die TRBS 1201 zu Prüfungen von Arbeitsmitteln beschreibt. Felder für Prüftermine je Gerät und Standort erleichtern den Nachweis bei Begehungen.

Häufige Fragen

Welche Anbieter für Kursverwaltung gibt es?

Neben Magicline und Easyfit zählen Eversports Manager und FitogramPro zu den verbreiteten Systemen. Für Vereine kommen Verwaltungsprogramme wie easyVerein hinzu.

Sind Magicline und Sport Alliance zwei Anbieter?

Nein. Magicline ist die Software der Sport Alliance GmbH. Wer vergleicht, stellt Magicline gegen Easyfit, Eversports Manager oder FitogramPro und prüft die Sport Alliance als Vertragspartner.

Was kostet eine Kursverwaltung pro Monat?

Verbindliche Beträge entstehen im Angebot und hängen von Mitgliederzahl, Standorten und Modulen ab. Alle Beträge kommen zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

Welche Funktionen sind unverzichtbar?

Kursplan mit Buchungsregeln, Warteliste, Teilnehmerliste, Abrechnung, Export und eine App für Teilnehmende. Alles Weitere richtet sich nach Kursarten und Standortzahl.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt vor allem von der Datenübernahme ab. Klären Sie im Angebot, welche Arbeit der Anbieter übernimmt und welche Ihr Team selbst leistet.