Mitgliederverwaltung Software: Kosten und Preismodelle im Detail

Das Wichtigste auf einen Blick

So sind die Monatspreise aufgebaut

Mitgliederverwaltungssoftware wird fast immer als Abonnement abgerechnet. Der Grundpreis deckt Stammdaten, Verträge, Beiträge und Rechnungen ab. Anbieter staffeln ihn nach Anzahl der Studios, Standorten und gebuchten Funktionen.

Magicline nennt auf seiner Preisseite Einstiegspreise ab etwa 100 € pro Monat netto, je nach Paket (Preisliste von Magicline). Easyfit bewirbt Einstiegsmodelle ab rund 80 € pro Monat netto. Kurse, Trainingsplanung und Zutrittsteuerung buchen Studios als Module dazu.

Manche Anbieter rechnen zusätzlich pro Mitglied ab, etwa in Staffeln ab 250, 500 oder 1.000 Mitgliedern. Andere lassen die Mitgliederzahl offen und verlangen einen festen Monatspreis je Standort. Nutzerkonten für das Team sind meist im Grundpaket enthalten.

Ältere Installationen auf einem eigenen Server verursachen zusätzlich Kosten für Hardware, Updates und IT-Betreuung. Cloud-Lösungen bündeln diese Posten in der Monatsgebühr. Für Studios ohne eigene IT ist das meist die günstigere Variante.

Viele Anbieter geben Rabatt bei jährlicher Zahlung. Bei monatlicher Zahlung liegt der Aufschlag häufig zwischen 5 Prozent und 15 Prozent. Die Zahlweise ist ein Verhandlungspunkt.

Einrichtungsgebühr, Datenübernahme und Zusatzkosten

Einmalig fällt eine Einrichtungsgebühr an. Sie liegt je nach Datenmenge, Schnittstellen und Schulung oft zwischen 200 € und 1.500 € netto. Die Übernahme alter Mitgliedsdaten aus Excel oder einer Vorgängersoftware ist nicht immer eingeschlossen.

Dazu kommen Gebühren des Zahlungsdienstleisters: pro SEPA-Lastschrift häufig zwischen 0,10 € und 0,30 €, bei Kartenzahlung zwischen 1 Prozent und 3 Prozent des Umsatzes. Zutrittsterminals, Online-Buchung und Mitglieder-App sind weitere monatliche Posten.

Schulungen rechnen Anbieter oft nach Stunden ab, üblich sind Tagessätze oder ein Pauschalpaket für die Einführung. Online-Schulungen sind günstiger als Termine vor Ort. Diese Kosten tauchen im Angebot häufig nicht auf.

Support ist meist in der Monatsgebühr enthalten, telefonische Hotlines oft nur zu Geschäftszeiten. Erweiterter Support oder Hilfe vor Ort kosten extra. Wer mehrere Standorte betreibt, sollte die Reaktionszeiten im Vertrag prüfen.

Welche Module den Preis treiben

Kurspläne, Wartelisten und Online-Buchung kosten je nach Anbieter zwischen 20 € und 60 € pro Monat extra. Trainingspläne, Check-in-Terminals, Zutrittskontrolle und Mitglieder-App sind eigene Posten. Auch Schnittstellen zu Buchhaltung, Kassensystem oder Website sind nicht immer inklusive. Wer mehrere Standorte verwaltet, zahlt je Standort oder für ein Standortpaket.

Rabatte entstehen meist über die Laufzeit. Wer 24 oder 36 Monate abschließt, erhält häufig einen Nachlass auf die Monatsgebühr. Monatlich kündbare Tarife kosten dagegen mehr. Preiserhöhungen sollten im Vertrag begrenzt oder an eine Frist gebunden sein.

Ein Vergleich lohnt sich über drei Jahre, nicht über den ersten Monat. Ein niedriger Einstiegspreis mit vielen Zusatzmodulen kann teurer werden als ein höheres Paket mit Kursverwaltung, Zutritt und App. Angebote sollten dieselben Leistungen auflisten.

Beispielrechnung für ein Studio mit 600 Mitgliedern

Die Beispielrechnung ergibt 285 € pro Monat netto und im ersten Jahr 4.020 € netto. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 4.783,80 € brutto. Ab dem zweiten Jahr bleiben 3.420 € netto jährlich, also 4.069,80 € brutto.

Ein kleineres Studio mit 250 Mitgliedern ohne Kursmodul kommt mit dem Grundpaket aus. Bei 100 € pro Monat und 500 € Einrichtungsgebühr stehen im ersten Jahr 1.700 € netto auf der Rechnung, ab dem zweiten Jahr 1.200 € netto jährlich.

Die Werte sind Beispielwerte, keine Angebote eines bestimmten Anbieters. Für ein verbindliches Angebot müssen Studiozahl, Module und Mitgliederzahl feststehen.

Checkliste vor Vertragsabschluss

Vor dem Vertrag hilft ein schriftliches Angebot mit allen Positionen.

Hinweise zu Digitalisierung und Betriebsorganisation finden Studioleiter in den Themenfeldern des DIHK. Der Bitkom ordnet die digitale Transformation von Unternehmen ein und nennt Cloud-Dienste als Wachstumsfeld.

Häufige Fragen

Was kostet Mitgliederverwaltungssoftware im Einstieg?

Magicline startet bei rund 100 € pro Monat netto, Easyfit bei etwa 80 € pro Monat netto. Module erhöhen den Preis.

Warum zahlen Studios unterschiedliche Preise?

Anbieter staffeln nach Standorten, Mitgliederzahl und Funktionsumfang. Auch Laufzeit und Rabattverhandlung spielen hinein.

Welche Kosten fallen einmalig an?

Einrichtungsgebühr, Datenübernahme, Schulung und gegebenenfalls Kauf oder Miete von Zutrittsterminals.

Welche laufenden Kosten werden oft übersehen?

Transaktionsgebühren des Zahlungsdienstleisters, SMS-Versand, App-Module, Terminalmiete und Supportpakete.

Wie lange bindet der Vertrag?

Viele Anbieter arbeiten mit 12 bis 24 Monaten Laufzeit und Kündigungsfristen von einem bis drei Monaten.