Mitgliederverwaltung Software: Kosten und Preismodelle im Detail

Das Wichtigste auf einen Blick

So sind die Monatspreise aufgebaut

Mitgliederverwaltungssoftware wird fast immer als Abonnement abgerechnet. Der Grundpreis deckt Stammdaten, Verträge, Beiträge und Rechnungen ab. Anbieter staffeln ihn nach Anzahl der Studios, Standorten und gebuchten Funktionen.

Magicline nennt auf seiner Preisseite Einstiegspreise ab etwa 100 € pro Monat netto, je nach Paket (Preisliste von Magicline). Easyfit bewirbt Einstiegsmodelle ab rund 80 € pro Monat netto. Kurse, Trainingsplanung und Zutrittsteuerung buchen Studios als Module dazu.

Manche Anbieter rechnen zusätzlich pro Mitglied ab, etwa in Staffeln ab 250, 500 oder 1.000 Mitgliedern. Andere lassen die Mitgliederzahl offen und verlangen einen festen Monatspreis je Standort.

Ältere Installationen auf einem eigenen Server verursachen zusätzlich Kosten für Hardware, Updates und IT-Betreuung. Cloud-Lösungen bündeln diese Posten in der Monatsgebühr.

Bei jährlicher Zahlung geben viele Anbieter Rabatt, bei monatlicher Zahlung liegt der Aufschlag häufig zwischen 5 Prozent und 15 Prozent.

Einrichtungsgebühr, Datenübernahme und Zusatzkosten

Einmalig fällt eine Einrichtungsgebühr an. Sie liegt je nach Datenmenge, Schnittstellen und Schulung oft zwischen 200 € und 1.500 € netto. Die Übernahme alter Mitgliedsdaten aus Excel oder einer Vorgängersoftware ist nicht immer eingeschlossen.

Dazu kommen Gebühren des Zahlungsdienstleisters: pro SEPA-Lastschrift häufig zwischen 0,10 € und 0,30 €, bei Kartenzahlung zwischen 1 Prozent und 3 Prozent des Umsatzes.

Schulungen rechnen Anbieter oft nach Stunden ab, üblich sind Tagessätze oder ein Pauschalpaket für die Einführung.

Support ist meist in der Monatsgebühr enthalten, telefonische Hotlines oft nur zu Geschäftszeiten. Erweiterter Support oder Hilfe vor Ort kosten extra. Wer mehrere Standorte betreibt, sollte die Reaktionszeiten im Vertrag prüfen.

Welche Module den Preis treiben

Ob Kursverwaltung, Zutritt oder App im Grundpaket steckt, unterscheidet sich je Anbieter und je Paket. Welcher Anbieter welches Modul wie berechnet, steht im individuellen Angebot. Lassen Sie sich den Preis je Modul dort ausweisen.

Zusatzmodule wie Kurspläne, Wartelisten oder Online-Buchung kosten typischerweise zwischen 20 € und 60 € pro Monat. Check-in-Terminals, Zutrittskontrolle und Schnittstellen zur Buchhaltung sind eigene Posten.

Wer mehrere Standorte betreibt, zahlt je Standort oder für ein Standortpaket. Wie hoch der Abschlag ausfällt, hängt von der Zahl der Standorte und den gebuchten Modulen ab.

Rabatte entstehen meist über die Laufzeit. Wer 24 oder 36 Monate abschließt, erhält häufig einen Nachlass auf die Monatsgebühr.

Beispielrechnung für ein Studio mit 600 Mitgliedern

Die Beispielrechnung ergibt 285 € pro Monat netto und im ersten Jahr 4.020 € netto. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 4.783,80 € brutto.

Rechnet man dieselben Module und dieselbe Einrichtungspauschale mit dem Easyfit-Einstiegspreis ab rund 80 € pro Monat, ergeben sich 265 € pro Monat und 3.780 € im ersten Jahr.

Die Werte sind Beispielwerte, keine Angebote eines bestimmten Anbieters. Für ein verbindliches Angebot müssen Studiozahl, Module und Mitgliederzahl feststehen.

Checkliste vor Vertragsabschluss

Hinweise zu Digitalisierung und Betriebsorganisation finden Studioleiter in den Themenfeldern des DIHK. Der Bitkom ordnet die digitale Transformation von Unternehmen ein. Für die Kostenentscheidung zählen allein die Positionen im Angebot.

Häufige Fragen

Was kostet Mitgliederverwaltungssoftware im Einstieg?

Magicline startet bei rund 100 € pro Monat netto, Easyfit bei etwa 80 € pro Monat netto. Module erhöhen den Preis.

Warum zahlen Studios unterschiedliche Preise?

Anbieter staffeln nach Standorten, Mitgliederzahl und Funktionsumfang. Auch Laufzeit und Rabattverhandlung spielen hinein.

Welche Kosten fallen einmalig an?

Einrichtungsgebühr, Datenübernahme, Schulung und gegebenenfalls Kauf oder Miete von Zutrittsterminals.

Welche laufenden Kosten werden oft übersehen?

Transaktionsgebühren: pro SEPA-Lastschrift 0,10 € bis 0,30 €, bei Kartenzahlung 1 Prozent bis 3 Prozent des Umsatzes. Dazu SMS-Versand, App-Module, Terminalmiete und Supportpakete.

Wie lange bindet der Vertrag?

Viele Anbieter arbeiten mit 12 bis 24 Monaten Laufzeit und Kündigungsfristen von einem bis drei Monaten.