Mitgliederverwaltung Software im Vergleich zu Magicline und Easyfit

Das Wichtigste auf einen Blick

Was Magicline und Easyfit leisten

Magicline stammt aus dem Umfeld der Sport Alliance und läuft in Einzelstudios wie in Ketten. Der Umfang reicht von der Mitgliederakte über Vertrags- und Beitragsverwaltung mit SEPA-Lastschrift bis zu Kursplanung, Check-in, Zutrittssteuerung und einer Mitglieder-App.

Easyfit positioniert sich als Mitgliederverwaltung für Fitness- und Gesundheitsbetriebe, mit Schwerpunkt auf Vertrags-, Beitrags- und Kursverwaltung. Prüfen Sie konkret, ob Kursplanung, Wartelisten, Familienverträge, Mehrstandortbetrieb und Mitglieder-App enthalten sind oder als Modul dazukommen.

Wer Mitgliederverwaltung Software vergleicht, zählt keine Funktionen, sondern folgt dem eigenen Ablauf: Anmeldung, Tarifwechsel, Beitragslauf, Rücklastschrift, Standortwechsel, Kündigung. Was bei Apps und Software generell zu prüfen ist, hat die Verbraucherzentrale unter Apps und Software zusammengestellt.

Eversports, easyVerein und TeamUp als Alternativen

Eversports verbindet Kursbuchung mit Verwaltungsfunktionen für Sportanbieter. EasyVerein ist auf Vereine zugeschnitten und führt Mitglieder, Beiträge und Kurse. TeamUp konzentriert sich auf Kurs-, Termin- und Teilnehmerverwaltung. Für die Anfrage lohnt ein drittes Angebot, weil marktübliche Posten sichtbar werden.

Kriterien im direkten Vergleich

Die Tabelle zeigt, welche Angaben Sie je Kriterium von Magicline und Easyfit verlangen sollten. Die letzte Spalte gehört ins schriftliche Angebot, sonst bleibt der Vergleich unverbindlich.

Preise, Paketstufen und Rechenbeispiel

Wie Magicline seine Pakete staffelt, steht auf der Seite Preise und Preismodelle von Magicline. Verbindlich wird der Betrag erst im Angebot, weil Mitgliederzahl, Standorte und Module hineinspielen. Easyfit nennt keine Liste, sondern rechnet Angebote nach Mitgliederzahl und Modulen.

Verlangen Sie beide Angebote in derselben Gliederung: Grundpaket, Module, Nutzer, Standorte, Einrichtung, Schulung, Zutrittshardware, Laufzeit. Fragen Sie nach dem Einstiegspreis pro Monat, dem Preis je zusätzlichem Modul und dem Preis je weiterem Standort. Beträge werden üblicherweise netto genannt, dazu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer.

Beispielrechnung mit angenommenen Werten, keine Herstellerangabe: Ein Studio mit 900 Mitgliedern und einer Zutrittstür vergleicht zwei Pakete.

Paket A kostet 210 Euro pro Monat netto, Paket B 165 Euro netto. Einmalig fallen je 900 Euro Einrichtung, 1.500 Euro Zutrittstechnik und 300 Euro Schulung an, ebenfalls netto.

Über 36 Monate ergeben sich für Paket A 7.560 Euro plus 2.700 Euro, also 10.260 Euro. Paket B kommt auf 5.940 Euro plus 2.700 Euro, also 8.640 Euro. Die Differenz von 1.620 Euro entspricht 45 Euro pro Monat.

Zutritt, Schnittstellen und Support regeln

Bei der Zutrittstechnik entscheidet die Hardware. Fragen Sie, welche Leser, Terminals und Türsteuerungen unterstützt werden und wer den Service übernimmt. Bei Ketten zählt, ob ein Mitglied an jedem Standort Zutritt erhält.

Schnittstellen gehören mit Namen in die Vereinbarung, etwa DATEV für die Buchhaltung, PayPal für Zahlungen und CSV für den Export. Fehlt eine Anbindung, entstehen doppelte Eingaben und Fehler beim Beitragslauf. Welche Pflichten Gewerbetreibende treffen, bündelt der DIHK in seinen Themenfeldern.

Support regeln Sie schriftlich, mit Servicezeiten und Reaktionszeit.

Datenschutz und Datenexport

Mitgliederdaten sind personenbezogene Daten, die der Anbieter in Ihrem Auftrag verarbeitet. Deshalb brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung, ein Löschkonzept und eine geregelte Datenübergabe. Rechte und Pflichten erklärt die Verbraucherzentrale in ihrem Bereich Datenschutz.

Vereinbaren Sie einen monatlichen Export als CSV-Datei und klären Sie, wo die Daten liegen und wer beim Anbieter darauf zugreift. So bleibt ein Wechsel möglich, ohne Mitgliederdaten zu verlieren.

Häufige Fragen

Was kostet Magicline im Vergleich zu Easyfit?

Magicline veröffentlicht Paketmodelle, Easyfit rechnet Angebote. Belastbar ist der Vergleich zweier schriftlicher Angebote mit gleicher Leistungsliste über 36 Monate.

Welche Schnittstellen sind im Studioalltag wichtig?

Buchhaltung, Zahlungsdienstleister, Zutrittskontrolle und Kursbuchung. Lassen Sie jede Anbindung mit Namen und Datenformat in den Vertrag aufnehmen.

Können wir die Daten später umziehen?

Nur mit geregeltem Export. Format, Umfang, Rhythmus und Kosten der Übergabe gehören vor der Unterschrift in den Vertrag.

Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, sobald der Anbieter Mitgliederdaten in Ihrem Auftrag verarbeitet.

Was kostet der Umstieg auf ein anderes System?

Neben der Einrichtung fallen Schulung, Zutrittshardware und möglicher Parallelbetrieb an.