Mitgliederverwaltung Software auswählen: Kriterien für Studios

Das Wichtigste auf einen Blick

Was Magicline und Easyfit leisten

Magicline stammt aus dem Umfeld der Sport Alliance und läuft in Einzelstudios, Ketten und Sportvereinen. Der Umfang reicht von der Mitgliederakte über Vertrags- und Beitragsverwaltung mit SEPA-Lastschrift bis zu Kursplanung, Check-in, Zutrittssteuerung und einer Mitglieder-App.

Easyfit positioniert sich als Mitgliederverwaltung für Fitness- und Gesundheitsbetriebe, mit Schwerpunkt auf Vertrags-, Beitrags- und Kursverwaltung. Klären Sie im Angebot, ob Wartelisten, Familienverträge, Mehrstandortbetrieb und Mitglieder-App enthalten sind oder als Modul berechnet werden.

Wer Mitgliederverwaltung Software vergleicht, zählt keine Funktionen, sondern folgt dem eigenen Ablauf: Anmeldung, Tarifwechsel, Beitragslauf, Rücklastschrift, Standortwechsel, Kündigung. Was bei Apps und Software generell zu prüfen ist, hat die Verbraucherzentrale unter Apps und Software zusammengestellt.

Eversports, easyVerein und TeamUp als Alternativen

Eversports verbindet Kursbuchung mit Verwaltungsfunktionen für Sportanbieter. EasyVerein ist auf Vereine zugeschnitten und führt Mitglieder, Beiträge und Kurse. TeamUp konzentriert sich auf Kurs-, Termin- und Teilnehmerverwaltung.

Preise: veröffentlichte Modelle und Angebotskalkulation

Magicline stellt seine Preismodelle auf einer eigenen Seite bereit; welche Stufe passt, hängt von Mitgliederzahl, Standorten und gebuchten Modulen ab (Preisübersicht von Magicline). Verbindlich wird der Betrag erst im schriftlichen Angebot.

Easyfit veröffentlicht keine Preisliste und kalkuliert Angebote nach Mitgliederzahl und Modulen. Verlangen Sie beide Angebote in derselben Gliederung: Grundpaket, Module, Nutzer, Standorte, Einrichtung, Schulung, Zutrittshardware, Laufzeit. Fragen Sie zusätzlich nach dem Preis je weiterem Modul, je weiterem Standort und nach den Servicezeiten. Beträge werden üblicherweise netto genannt, dazu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer.

Rechenbeispiel mit angenommenen Werten

Die folgenden Beträge sind Annahmen, die den Rechenweg zeigen, keine Herstellerangaben. Ersetzen Sie sie durch die Zahlen aus Ihren zwei Angeboten.

Zwischen den beiden Studiogrößen liegen über 36 Monate rund 8.675 Euro brutto. Rechnen Sie zusätzlich mit der kürzesten angebotenen Laufzeit, weil sich der Abstand dann verschiebt.

Zutritt, Schnittstellen und Support schriftlich regeln

Bei der Zutrittstechnik entscheidet die Hardware. Lassen Sie sich kompatible Leser, Terminals und Türsteuerungen namentlich auflisten, und klären Sie, wer Wartung und Ersatz übernimmt. Bei Ketten zählt, ob ein Mitglied an jedem Standort Zutritt erhält.

Schnittstellen gehören mit Namen und Datenformat in die Vereinbarung, etwa DATEV für die Buchhaltung, PayPal für Zahlungen und CSV für den Export. Fehlt eine Anbindung, entstehen doppelte Eingaben und Fehler beim Beitragslauf. Welche Pflichten Gewerbetreibende treffen, bündelt der DIHK in seinen Themenfeldern.

Für den Support halten Sie Servicezeiten, Reaktionszeit und einen namentlichen Ansprechpartner fest. Vereinbaren Sie getrennte Zeiten für Werktage und für den Abendbetrieb, wenn Kurse außerhalb der üblichen Bürozeiten laufen.

Datenschutz und Datenexport

Mitgliederdaten sind personenbezogene Daten, die der Anbieter in Ihrem Auftrag verarbeitet. Deshalb brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung, ergänzt um die Pflichten des Bundesdatenschutzgesetzes. Rechte und Pflichten erklärt die Verbraucherzentrale in ihrem Bereich Datenschutz.

Vereinbaren Sie einen monatlichen Export als CSV-Datei und klären Sie, wo die Daten liegen und wer beim Anbieter darauf zugreift. So bleibt ein Wechsel möglich, ohne Mitgliederdaten zu verlieren.

Häufige Fragen

Was kostet Magicline im Vergleich zu Easyfit?

Magicline veröffentlicht seine Preismodelle selbst, Easyfit nennt keine öffentliche Liste. Eine Größenordnung liefert der Rechenweg mit angenommenen Werten: Dort liegt die monatliche Grundgebühr zwischen 120 und 260 Euro netto, je nach Studiogröße.

Welche Schnittstellen sind im Studioalltag wichtig?

Buchhaltung, Zahlungsdienstleister, Zutrittskontrolle und Kursbuchung. Jede Anbindung gehört mit Namen und Datenformat in den Vertrag.

Können wir die Daten später umziehen?

Nur mit geregeltem Export. Format, Umfang, Rhythmus und Kosten der Übergabe gehören vor der Unterschrift in den Vertrag.

Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, sobald der Anbieter Mitgliederdaten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Dazu gehören ein Löschkonzept und eine Liste der Unterauftragnehmer.

Was kostet der Umstieg auf ein anderes System?

Neben der Einrichtung fallen Schulung, Zutrittshardware und ein möglicher Parallelbetrieb an.